Tips för det dagliga arbetet
Hur kommer man i gång med korruptionsbekämpning? Bekanta dig med grunderna för etisk verksamhet och med de kompletterande anvisningarna.
Den offentliga sektorn och den privata sektorn är ofta olika sidor av samma problem. I detta avsnitt berättas om grundläggande saker. Genom att se till att de är i skick kan varje organisation för sin del rensa bort och förebygga korruption. I det följande hittar du kompletterande information om olika situationer.
Din roll beror på vilken ställning och vilka uppgifter du har. När en korruptionsfri organisation byggs upp spelar vars och ens arbete en roll – det lönar sig att berätta om dessa tips också för kolleger och framför allt för din chef! När det gäller att bekämpa korruption intar organisationens ledning en nyckelställning.
Grunderna för etisk verksamhet
När målet är en etiskt hållbar organisation, kan man med dessa åtgärder redan komma i gång med byggandet.
Öppenhet är korruptionsbekämpningens viktigaste verktyg både på den offentliga och den privata sektorn. Därför måste organisationens administration och ekonomiska rapportering vara transparent, det vill säga öppen för insyn.
Transparens innebär till exempel att
- boksluten finns allmänt tillgängliga på nätet
- organisationens anställda meddelar sina bindningar
- rättvis praxis och motiverade kriterier används vid upphandling och rekrytering.
På den privata sektorn är kontrakten inte nödvändigtvis offentliga. Trots detta är det viktigt att partnerskapen grundar sig på skriftliga kontrakt. Då uppkommer det inte ett intryck av att pengar byter ägare utan grund.
En organisation som agerar etiskt kommunicerar dessutom öppet bland annat om dessa angelägenheter:
- eventuella politiska syftemål
- ledningssystem
- övervakningspraxis
- etiska anvisningar
- engagemang i arbetet mot korruption
- mål, åtgärder, resultat och utvecklingsobjekt som anknyter till korruptionsbekämpningen.
Dessa uppgifter publiceras såväl i årsberättelsen som på organisationens webbplats. Uppgifterna finns tillgängliga åtminstone på ett internationellt språk.
Ledningen har en viktig roll som vägvisare i organisationen. Av dem som leder verksamheten förväntas särskild saklighet, omutbarhet och öppenhet. De måste engagera sig i korruptionsbekämpningen. Organisationens högsta ledning bör säga klart och tydligt att organisationen inte godkänner någon som helst korruption av sina egna anställda eller samarbetspartner. Den högsta ledningen måste skapa en sådan ledarfilosofi för organisationen som samtidigt utgör en grund för de värderingar och etiska anvisningar som ska iakttas i organisationen.
I sista hand ansvarar ledningen för
- att etiska aspekter tas fram
- att regler och anvisningar utarbetas
- att det ingrips i oegentligheter
- påföljder.
Organisationen bör regelbundet reda ut vilka risker för korruption det finns i verksamheten. Vid kartläggningen av riskerna kan man utnyttja grupparbete, intervjuer, enkäter eller ta utomstående till hjälp vid undersökningen.
Risker för korruption kan orsakas av till exempel
- avsaknad av anvisningar och utbildning
- oklara ansvarsförhållanden
- ledningspraxis
- ombud
- upphandling
- import och export
- relationer till beslutsfattarna
- gåvor, fördelar, sponsoreringar och politiska understöd
- verksamhet i länder där korruption är allmänt förekommande.
En bra start på kartläggningen är ett snabbt test som finns på denna webbplats. Testet ger en grov uppskattning av vilken nivå korruptionsbekämpningen i organisationen är på just nu.
Varje organisation behöver etiska anvisningar. De skapar grunden för en sund organisationskultur, och om de förankras rätt effektiverar de korruptionsbekämpningen. Etiska anvisningar kan vara till hjälp när det gäller att komma till rätta med en oklar situation: ofta ställer lagstiftningen endast yttre ramar för beslutsfattandet, och resten förutsätter etisk prövning.
Anvisningarna fungerar också för utomstående som ett bevis på att organisationen tar sitt samhällsansvar. En organisation som är ansvarsfull och har ett gott rykte är en attraktiv arbetsplats, samarbetspartner och ett attraktivt investeringsobjekt.
I de etiska anvisningarna beskrivs åtminstone
- varför och för vem anvisningarna finns
- vilka risker för korruption som har identifierats i verksamheten
- hur man bör göra i en risksituation
- hur intressekonflikter förebyggs
- hur man förhåller sig till att ge och ta emot gåvor och fördelar, till sponsorering och utdelning av politiska understöd
- hur oegentligheter anmäls
- hur efterlevnaden av de etiska anvisningarna övervakas
- vad det blir för påföljder, om man bryter mot anvisningarna.
Organisationens ledning måste engagera sig i korruptionsbekämpningen. Därför är det viktigt att det uttryckligen är ledningen som fattar beslut om att etiska anvisningar ska utarbetas. Beroende på organisationens storlek, kan en person eller en arbetsgrupp ansvara för att anvisningarna utarbetas.
Hela personalen måste vara bekant med de etiska anvisningarna. Detta förutsätter intern kommunikation och obligatorisk utbildning. Cheferna måste försäkra sig om att anvisningarna också följs.
Att anvisningarna fungerar granskas i det dagliga arbetet. Personalen ombeds aktivt ge respons på dem, och de utvecklas utgående från responsen. När anvisningarna utvecklas beaktas till exempel ändringar i lagstiftningen och praktiska iakttagelser.
Enbart det faktum att det finns etiska anvisningar garanterar inte att organisationen har hög moral, utan de anställdas kompetens i korruptionsbekämpning måste stödas också med utbildning. Utbildningen måste vara obligatorisk, och det är bra att upprepa den minst vartannat år. Innehållet formas enligt behov, om till exempel lagstiftningen eller organisationens verksamhet ändras.
De som svarar för upphandling, ekonomiförvaltning och intern kontroll ska dessutom delta i särskild utbildning om vilka omständigheter som kan tyda på korruption och vilka åtgärder dessa förutsätter.
Utbildningen för de anställda kan bestå av möten, verkstäder, seminarier eller informella utbildningsdagar. Utbildningen kan också arrangeras helt eller delvis på nätet.
Redan i introduktionsprogrammet är det dessutom skäl att inbegripa information om de etiska anvisningarna och korruptionsbekämpningen.
Också för ombud, konsulter, tjänstetillhandahållare och andra samarbetspartner är det skäl att arrangera utbildning, om de risker man känner till kräver det. Detta är särskilt viktigt i länder där korruption är allmänt förekommande och där samarbetspartnerna svarar för kontakterna till de lokala tjänstemännen.
En samarbetspartner måste följa organisationens etiska anvisningar alltid när partnern agerar med eller för den organisation som utarbetat anvisningarna. Det är bra att skriva in en särskild klausul om detta i avtalen. Om samarbetspartnern själv har motsvarande anvisningar, kan det vara bra att be om en kopia av dem.
Hela personalen har rätt att vara med och utveckla arbetsplatsen. Därför bör alla anställda få utbildning eller exakt information om vad de kan göra om de misstänker eller upptäcker oegentligheter.
De anställda bör ha möjlighet att på ett tryggt sätt anmäla oegentligheter och tvivelaktig verksamhet. Organisationens ledning bör också klart signalera att den önskar att de anställda anmäler oegentligheter.
En anmälningskanal kan upprättas för anmälningar. Den kan vara avsedd endast för de anställda, men det är en fördel om den också kan användas av samarbetspartnerna och allmänheten. I praktiken kan kanalen vara till exempel ett konfidentiellt servicenummer eller en webbplats. Om en sådan lösning inte är möjlig, måste anmälningar kunna göras per e-post eller personligen till en på förhand namngiven person.
Tillräckligt med personalresurser måste reserveras för behandlingen av anmälningarna. Anmälningarna ska behandlas konfidentiellt och enligt en på förhand fastslagen process, och de ska leda till de åtgärder som behövs. Både den som har gjort en anmälan och föremålet för anmälan ska behandlas lika. Fallen dokumenteras.
Korruptionsbekämpning i organisationen
Se också:
Webbplatsen Grå ekonomi & ekonomisk brottslighet ger företag och medborgare information om hur man agerar rätt eller skyddar sig mot olägenheter på grund av grå ekonomi och ekonomisk brottslighet.
